L’installation d’un nouveau Progiciel de Gestion Intégrée ERP peut représenter l’un des plus gros investissements en termes de temps, argent et ressources humaines qu’une entreprise puisse faire. Le processus, les phases, le calendrier et la complexité de la mise en œuvre d’un système ERP dépendent de nombreuses variables telles que le nombre de modules déployés, les personnalisations requises, la conversion des données et les ressources disponibles pour la gestion du projet. Examinons de plus près ce qu’est la mise en œuvre d’un ERP.
Aperçu du processus de mise en place d’un ERP
La mise en place d’un ERP est un processus qui se compose de plusieurs étapes, dont les plus courantes sont les suivantes:
- Installation du logiciel ERP
- Configuration des paramètres et des options
- Transfert des données financières et transactionnelles de l’ancien système (migration de données)
- Configuration des utilisateurs avec des rôles, des accès au système et des paramètres de sécurité définis
- Formation des utilisateurs finaux au logiciel ERP
Selon la méthode de mise en œuvre que vous choisissez (déploiement en big bang ou progressif) et la complexité de vos processus d’entreprise, la mise en œuvre d’un logiciel ERP peut prendre de deux mois à deux ans… parfois plus.
En d’autres termes, le délai de mise en œuvre des modules comptables de base, tels que le grand livre, les comptes fournisseurs et les comptes clients, sera plus rapide et moins complexe pour une société de services financiers que pour une entreprise manufacturière qui a également besoin de l’atelier et de production, de l’inventaire et des achats, du traitement des commandes et de toute la configuration supplémentaire, des processus de flux de travail et des données qui en découlent.
Quel que soit le calendrier, le choix du bon partenaire ERP, l’établissement d’un plan de projet bien documenté et l’affectation adéquate des ressources détermineront l’efficacité, l’efficience et le succès de la mise en œuvre de l’ERP.
Quelles sont les étapes de la mise en œuvre d’un ERP ?
La première étape de la mise en œuvre d’un ERP consiste à mobiliser l’équipe de projet. Du côté du client, on trouve généralement un sponsor exécutif, plusieurs responsables de processus métier et des utilisateurs finaux. Du côté du partenaire ERP (ou “fournisseur de technologie“), on trouve des analystes commerciaux, des consultants techniques et un chef de projet.
La gestion de projet est essentielle pour communiquer l’avancement de la mise en œuvre de l’ERP, gérer les problèmes rapidement et efficacement et atteindre les objectifs définis.
Une fois l’équipe en place et prête, il est temps de définir le processus de mise en œuvre de l’ERP, qui comprendra souvent les éléments suivants :
- Définition de la portée de la mise en œuvre, des étapes du projet, des personnalisations requises, des cartes de processus et des produits livrables.
- Analyse des besoins de l’entreprise, installation du logiciel dans un environnement “sandbox” et configuration du système pour qu’il corresponde au flux de processus requis.
- Migration et mappage des données dans le nouveau système et réalisation de contrôles de vérification.
- Tester le système dans tous les départements, en exécutant systématiquement le cycle ” Quote-to-Cash“.
- Former les utilisateurs finaux dans leur domaine fonctionnel spécifique en fonction des rôles et des autorisations. L’approche “former le formateur” est largement utilisée : des utilisateurs sélectionnés sont formés au système et deviennent ensuite des formateurs internes.
- Déploiement du logiciel dans l’environnement de production, souvent appelé “go-live”. Cette étape nécessite une main-d’œuvre supplémentaire pour surveiller le processus et assurer une transition en douceur.
- Assistance après la mise en service et révision du projet.
Une planification complète et des tests rigoureux sont les deux aspects clés du processus de mise en œuvre d’un ERP qui garantissent que le système passe du concept à l’environnement réel.
Combien de temps dure la mise en œuvre d’un ERP ?
Il n’existe pas de solution universelle en matière de mise en œuvre d’un ERP. Une entreprise peut n’avoir besoin que de mettre à jour ses données financières, tandis qu’une autre peut être un fabricant avec des milliers d’unités de stock, plusieurs
entrepôts et des produits expédiés dans le monde entier. La mise en œuvre d’un système de base peut ne prendre que deux mois, alors qu’un système plus complexe peut s’étendre sur plusieurs années. Toutefois, la mise en œuvre d’un système ERP moyen, tel que Sage, prendra environ quatre à six mois.
Il est bon de se rappeler qu’une mise en œuvre d’un ERP n’est généralement pas un chemin droit, mais un chemin sinueux. Idéalement, le logiciel devrait répondre à tous vos besoins fonctionnels dès son installation. Mais de manière plus réaliste, il faut souvent intégrer des logiciels tiers ou personnaliser le système pour répondre à toutes les exigences de l’entreprise. Il est également important de garder à l’esprit que le logiciel lui-même n’est qu’une partie de l’équation d’un projet ERP réussi. Il est tout aussi important de choisir de travailler avec un partenaire expérimenté dans la mise en œuvre d’un ERP, qui comprend votre entreprise, peut minimiser l’impact des problèmes techniques qui pourront être rencontrés, et tirer parti de son expérience pour que le projet reste dans les limites de son champ d’application et de son budget.
Mise en service de l’ERP et au-delà
Une fois que la mise en œuvre de l’ERP est terminée et que le système est opérationnel, vous pouvez reprendre votre souffle. Tout le monde sera encore sur le pont au cours des prochaines semaines, lorsque les employés s’adapteront au nouveau système et aux nouveaux processus, mais le travail acharné est derrière dans le rétroviseur et votre nouveau système ERP devrait bientôt commencer à porter ses fruits. Une fois la poussière retombée, vous voudrez examiner et mesurer comment le projet a atteint les objectifs fixés au départ. Le système devrait permettre de réduire les processus manuels, d’améliorer la productivité et d’apporter une plus grande visibilité et un meilleur aperçu de toutes les unités commerciales et de l’ensemble de vos opérations.
La mise en œuvre d’un système ERP entièrement intégré est un processus à grande échelle, propre à l’entreprise, qui a un impact majeur sur l’organisation. Finalement, votre fournisseur de logiciel ERP et votre partenaire doivent connaître votre entreprise presque aussi bien que vous. En effet, à l’avenir, leur rôle ne consistera pas seulement à assurer le support et la maintenance du système, mais aussi à vous conseiller et à vous recommander des solutions supplémentaires qui vous aideront à atteindre vos objectifs de croissance et vos objectifs financiers.
En continuant à examiner et à optimiser les processus opérationnels après la mise en service et en intégrant progressivement des caractéristiques et des fonctionnalités supplémentaires, vous prolongerez l’investissement réalisé dans le système ERP. En résumé, la qualité de la mise en œuvre d’un système ERP dépend de l’équipe qui l’accompagne. L’élaboration d’un plan solide, le choix de la bonne méthode de mise en œuvre et une communication ouverte tout au long du processus permettront de mener à bien ce qui est souvent un projet assez challengeant.
